Webinar: aan de slag met Microsoft Teams

Deel dit bericht:

Bron: Unica

Rolverdeling

Om een webinar te kunnen organiseren zijn er binnen Microsoft Teams vier belangrijke rollen toe te kennen, namelijk:

  • Beheerder: Maakt het webinar aan, machtigt de productierollen en nodigt de deelnemers uit
  • Producent: De producent regisseert het webinar en zorgt voor de juiste weergave op de schermen van de genodigden
  • Presentator: Verzorgt de inhoud van het webinar en presenteert bijvoorbeeld een PowerPoint presentatie
  • Genodigden: De genodigden kunnen het webinar online bijwonen. Dit kan op elk apparaat vanuit de browser, of met de Microsoft Teams app
  • Voor kleinere webinars kan een aantal van deze rollen gecombineerd worden. Voor grotere webinars zal dit niet meer gaan en zal iedere rol aan een individu, of groep worden toegekend.

Figuur 1 – Schematische weergave van de opzet van een webinar in Microsoft Teams

Benodigdheden

Om een webinar met Microsoft Teams te organiseren heb je geen dure apparatuur nodig. Een laptop met een goede webcam en microfoon volstaat in veel gevallen. Desondanks is het ook mogelijk om hardware- en software encoders te koppelen. Er kan dan gewerkt worden met professionele camera’s, media mixers en geluidsbronnen. Een dergelijke uitgebreide opzet zal echter alleen gebruikt worden wanneer de professionaliteit van een televisie-uitzending geëvenaard moet worden.

Plannen van een webinar

Een webinar wordt op dezelfde manier gepland als een normale vergadering in Microsoft Teams. In het dialoogvenster nieuwe vergadering, kan voor een nieuwe livegebeurtenis worden gekozen. In het vervolgscherm wordt de productievorm ingesteld en kunnen de genodigden worden geselecteerd. 

Figuur 2 – Plannen van een webinar in Teams en Figuur 3 – Genodigden en productievorm kiezen

Door een ‘anonieme’ live gebeurtenis te organiseren kan zowel van binnen als buiten de organisatie worden deelgenomen. Er kan echter ook gekozen worden om deelname alleen mogelijk te maken binnen de eigen organisatie, of voor een selecte groep medewerkers.

Deelnemen en regisseren

Genodigden kunnen deelnemen met een link, die na het plannen van het webinar wordt gedeeld met de organisatoren. Deelnemen kan op elk apparaat, zowel met de browser, of met de Teams App. Het leuke van een webinar is dat genodigden de livestream kunnen pauzeren, terugspoelen of op een later moment kunnen terugkijken. 

Producers hebben een eigen link, waarmee het producerscherm in Microsoft Teams kan worden geopend. Dit scherm biedt de mogelijkheid, om het webinar te regisseren en gestelde vragen en antwoorden te publiceren.

Figuur 4 – Producerscherm waarmee het webinar geregisseerd kan worden

Nadat het webinar beëindigd is, wordt er vanuit Microsoft Teams een rapportage beschikbaar gesteld met details van de deelnemers, een overzicht van de gestelde vragen en antwoorden, evenals een opname van het webinar. De opname kan naderhand worden gepubliceerd in Microsoft Stream, het videoportaal van Office 365 (zakelijke YouTube).

Antwoord op je vraag nog niet gevonden?

Dan zitten onze coaches iedere werkdag tussen 09:00 en 17:00 uur voor je klaar achter de chat om je te helpen met jouw vragen rond digitalisering en innovatie. Gratis en voor niks!

Deel dit bericht:

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *